大師輕鬆讀 No.456 高產能工作排程法

本期目錄：


5分鐘摘要：做少一點成就更多



步驟 1：決定工作內容
步驟 2：排定工作時程
步驟 3：集中注意力
步驟 4：處理新資訊
步驟 5：完善整個迴路
步驟 6：管理個人能力
專家解讀：善用隨身的效率小幫手
延伸閱讀：找出時間「創造幸福」與「實現自我」


主題看板：


善用隨身的效率小幫手


據市場研究公司尼爾森（Nelson）的智慧型手機使用行為分析顯示，每位 Android手機用戶平均每天花 56分鐘使用手機，而有 2/3的時間是在使用 APP，對於個人時間管理已經有極大的影響。

尖端應用►1行程安排效率最佳化
尖端應用►2隨身通訊隨時隨地溝通
尖端應用►3資訊處理快速彙整
尖端應用►4文書記事細節不遺漏
尖端應用►5資料儲存分享上雲端

呼應《高產能工作排程法》作者蘿拉．史戴克的看法，你要運用自己的智力、活力和解決問題的技巧，同時也要掌握任何可以使用的工具，將工作完成。智慧型手機正是絕佳的時間管理工具。我使用的是蘋果公司的 iPhone，正在讀大學的女兒使用的是搭載 Android的 HTC，都是很好用的智慧型手機。智慧型手機目前最便宜的只要數千元就可買到，所以如果你很注意時間管理，我建議你盡快購買一支，讓 APP（即應用程式）協助你提升時間管理的效率。


►尖端應用 1行程安排效率最佳化


我使用 Google行事曆， Google稱之為日曆，主要原因是大部分的 APP行事曆軟體，都可和 Google行事曆「同步」，這樣我就可以透過分享的機制，授權我的秘書直接在她的 Google帳號下，更新我的行事曆，而我可以立即透過手機看到我最新的行程安排。

現在我使用設計比較新穎的 Awesome Calendar，當然它也可和 Google行事曆同步。雖然 Awesome Calendar除了行事曆之外，還有記事簿（ Note）和待辦事項（ To Do）功能，但我並不使用，這些功能我是使用其他的 APP軟體。 Awesome Calendar顯示行事曆有 3個模式：一整個月、半週、一天。對於會重複循環的事項或行程，也可很方便的輸入一次即可。

待辦清單因為功能簡單，所以 APP軟體非常多。我現在使用設計十分獨特的 Clear。

智慧型手機幾乎所有的 APP軟體都使用按鈕模式，也就是在畫面的左右角或是底部顯示不同的功能按鈕，由按鈕來操作不同的功能。 Clear打破了這個傳統，直接以手指左右掃或上下撥的方式來刪除或增加待辦項目。 Clear的介面十分簡單，每件要做的事占一行，漸層的顏色表示不同事情的優先次序，除了可以輕易記下要做的事之外，也有娛樂效果。因為好玩，所以我目前採用它作為待辦清單軟體。


►尖端應用 2隨身通訊隨時隨地溝通


關於即時通訊軟體（或稱網路電話），我主要使用的是 Skype，偶爾使用 Line和 Viber。

Skype最大的優點是用戶多，但大部分是 PC用戶。它不但可以撥打網路電話，傳送文字訊息，還支援視訊電話，都是免費的。如果要撥打手機或一般電話，則要購買 Skype點數，上網或到便利商店購買都很方便。

Viber則是專為手機設計的網內互打語音電話，要雙方都安裝 Viber才行。通話品質偶有遲延，比不上一般電話，但聲音還算清晰。它比 Skype更強的一點是，即使在未開啟程式的狀態下，還是可以接收朋友的來電。

不過 Viber的簡訊功能不像其他簡訊軟體豐富，這時你可使用免費傳簡訊（也只有此功能）的 Whatsapp。另一個相關軟體是 Line，內建許多可愛表情符號，不但可以傳簡訊，也可以語音通話，全部免費，可以說是 Viber和 Whatsapp的合體之作。


►尖端應用 3資料處理快速妥當


掃描軟體基本上是利用照相的功能將智慧型手機變成掃描器，這樣的功能有許多工作或生活上的應用。
Gennius是一個我常用的掃描軟體。它比直接照相功能強的地方是，當拍攝好要掃描的文件後，會出現格狀的裁切線，讓你可輕易的將原先梯形的紙張轉為矩形，並將多餘的部分裁掉。

CamCard是一款相當專業的名片識別軟體。用手機拍攝後，名片上的資料會自動識別，然後將識別結果保存至手機的聯絡資訊（電話簿）及該軟體的名片夾中，根據使用經驗，辨識的效果可達 90％左右，十分不錯。

Snap2PDF能先將照片轉換成 PDF檔案，然後搭配自有的 OCR（光學辨識技術），能精準辨識中文、英文等約 20種語言，將檔案儲存為「可搜尋 PDF檔」。不過，所謂的可搜尋 PDF檔，是指在 PDF裡，可以用 Search指令來搜尋，或是在 Snap2PDF裡搜尋，而不是在 Windows或其他作業系統直接搜尋。此外，雖然經過 OCR轉換，檔案裡的文字仍無法抓取使用，滿可惜的。還有， Snap2PDF有多頁整合功能，可將同一份或同類型的多頁文件併為一個檔案。

TextGrabber是俄羅斯 OCR公司 ABBYY開發的一個辨識軟體，能夠將圖片轉換為可編輯的文字，畢竟文字總比圖片更方便。它支援 60餘種語言，包括中文、英文等。根據我使用的經驗，目前中文辨識的程度可能只有 6、7成，但總比需要時全部自己打字方便些，所以目前我還是偶爾會使用此種辨識軟體。


►尖端應用 4文書記事細節不遺漏尖端應用


除了以 Clear來做為待辦清單之用外，我也使用 Awesome Note，N+OTES和非常普遍的 Evernote。

Evernote是一個免費實用的雲端服務，它可讓你使用文字、錄音或照片儲存想法、創意點子、所見所聞以及喜愛的事物。這些不同的資訊都可以輕易的統整在 Evernote裡，並讓你跨 PC、iPhone、iPad使用。確實是管理知識和想法的好幫手。

Awesome Note是一個設計得不錯的記事簿，可與 Google Docs和 Evernote一起同步，又有提供試用版，可以嘗試使用。 Awesome Note的版面設計很有彈性，可以用縮圖、清單、待辦事項、日記、照片等多種方式來檢視各項記事之外，除了一般的記事，也很適合做為待辦清單、旅行日誌使用。


►尖端應用 5資料儲存分享上雲端


由於智慧手機以及 iPad等行動裝置的儲存空間不大，若容量較大則價格高昂，加上現在頻寬已經不是問題，因此，將資料轉放在雲端硬碟，需要時才下載，會更經濟實用。

目前已經有許多免費的雲端硬碟可使用，我推薦以下 2家。 SkyDrive是微軟所提供的雲端硬碟，只要有 MSN帳號就可以啟用，而且提供給你 25GB的大容量。不過目前公認最好用的是 Dropbox。它是目前最普及的雲端硬碟，因此很多 APP都有和它同步的功能。 Dropbox能夠在 PC以及 iPhone、iPad使用，每部電腦或手機都需要安裝軟體才能共同使用。免費版提供 2GB免費儲存空間，若需更大的儲存空間，可花錢購買。

Dropbox基本上可以取代隨身碟功能，所以我現在幾乎不使用隨身碟。在辦公室處理的文件，只要存在 Dropbox資料夾裡，就可以上傳到雲端，這樣在家或在外面就可使用了。

最近我也請我們學校的人事室使用 Dropbox，這樣開會前可先將會議資料存在人事室的 Dropbox帳號，然後將資料夾分享給與會者各自不同的 Dropbox帳號。開會時每個人帶著自己的 iPad或筆記型電腦，就可簡單做到無紙化會議。

關於通訊錄，我使用 iPhone上的聯絡資訊，然後和 Google的通訊錄同步，以確保有備份；即使未來換新的 iPhone，甚至換 Android手機，仍可繼續使用而不必重建通訊錄。

為了尋找方便，我先下載一個免費的 APP軟體 Groups，將聯絡人分群管理。為了和 Google的通訊錄同步，我花了一些時間嘗試都不成功，最後還是花了 1.99美金買了 Google Contacts Sync軟體，用起來非常方便，連我在 Google上的群組分類都一併同步了。（本文摘錄自《新實用個人時間管理：設計高效率的人生》，遠流出版）


►專家簡介


廖慶榮／國立台灣科技大學副校長暨工業管理系講座教授、中國工業工程學會理事長。畢業於明志工專工業管理科，先後取得美國伊利諾理工學院管理科學碩士及賓州州立大學工業工程博士。歷任台灣科技大學管理學院首任院長、榮譽學院首任院長、研發長、管研所所長、國科會工業工程與管理學門召集人、工業工程學刊總編輯等。研究領域以生產管理及生產排程為主，曾三度榮獲國科會「傑出研究獎」，並為國科會傑出特約研究員。著有《作業研究》、《研究報告格式手冊》及《新實用個人時間管理》等書。


作者簡介


蘿拉．史戴克（Laura Stack）／專業生產力顧問公司（The Productivity Pro, Inc.）執行長。她在 2011到 2012年間，擔任全美演講人協會主席。是一位備受肯定的生產力專家，專長領域在協助企業發展高績效文化。客戶名單包括星巴克、沃爾瑪超市、 IBM和時代華納集團。她有 5本著作，包括《PQ提高工作效能 100招》等。畢業於科羅拉多大學科羅拉多泉分校。